İş yerindeki her çalışanın görevinin spesifik olarak tanımlanması, şirkette fonksiyonel bir iş akışı sağlar. “Bu pozisyondaki kişi şirkette hangi görevleri üstlenir?” sorusunun cevabı; her pozisyon için görev, sorumluluk ve beklentilerin tespit edilmesinde ilk adımı oluşturabilir. Görev tanımı, adayların şirketinizdeki pozisyona çok daha bilinçli şekilde başvurmasına, pozisyonun sorumluluklarını tam olarak bilmesine yardımcı olur.
Bu yazımızda açıklayıcı ve dikkat çekici bir görev tanımının hazırlığına ilişkin püf noktaları örneklerle ele alacağız.
Görev Tanımı Nedir?
Şirketteki belirli bir işin gerektirdiği sorumlulukları, nitelikleri, hedefleri, beklentileri ve becerileri içeren açıklamalara görev tanımı denir. İyi yazılmış bir iş tanımı, işverenler ve çalışanlar arasında köprü görevi görür. Görev tanımını özenle hazırlayarak ekibinize dâhil edebileceğiniz nitelikli kişileri daha en başından bir ön elemeye tabi tutabilirsiniz.
Özenle hazırlanan bir görev tanımının hem potansiyel adaylara hem işverenlere sağladığı faydaları şu şekilde sıralayabiliriz:
- Kısa ve ilginç bir görev tanımı özellikle sosyal iş ağlarında ve sosyal paylaşım platformlarında daha çok etkileşim almanızı sağlayabilir. Abartılı ifadelerden kaçınılmış, ilgi çekici anlatımlara yer verilen bir iş tanımıyla nitelikli adayların dikkatini daha çok çekebilirsiniz.
- İyi hazırlanmış bir görev tanımı, potansiyel adaylarda iyi bir ilk izlenim yaratabilir. Özellikle dil bilgisi kurallarına ve profesyonel üsluba dikkat ederek hazırlanan iş tanımları, insanların şirketiniz hakkında daha olumlu düşüncelere sahip olmasına yardımcı olur.
- Beklentilerinizi açık ve net bir şekilde ifade ederek potansiyel adayların sayısını azaltıp işe en uygun adayları belirleyebilirsiniz. Böylece işe alım sürecini çok daha kısa sürede tamamlayıp zaman kazanabilirsiniz.
Görev Tanımları Nasıl Belirlenir?
İdeal görev tanımı, adaylar için gerekli tüm bilgileri içerecek kadar kapsamlı fakat kısa ve öz olmalıdır. Uzun tanımlar bazen kafa karıştırıcı olabilir ve adayların diğer iş opsiyonlarına yönelmesine yol açabilir.
Görev tanımı hazırlama süreci zor olmamakla birlikte ayrıntılı bir çalışmayı gerektirir. Bunun için öncelikle basit bir görev tanımı formu hazırlayabilir ve formda yer alması gereken başlıkları belirleyebilirsiniz.
Bir iş tanımında bulunması gereken temel unsurları şöyle sıralayabiliriz:
1. İş Ünvanı
Pozisyonun ne olduğunu açıkça ifade eden bir iş ünvanı belirleyebilirsiniz. Tanımınızda mümkün olduğunca kısaltmalardan kaçınmalı, daha bilindik ve anlaşılır ifadelere yer vermelisiniz. Bu pozisyonun tam zamanlı ya da yarı zamanlı bir iş olduğunu belirtmelisiniz. Ayrıca uzmanlık gerektiren bir pozisyonsa iş ünvanına uzman kelimesi eklenebilir. Farklı pozisyonlar için başlıklara yönetici ya da asistan gibi ünvanlar da dahil edilebilir.
İş ünvanlarını şu şekilde örneklendirebiliriz:
- İnsan Kaynakları Uzmanı,
- Python Geliştiricisi,
- Pazarlama Koordinatörü,
- Muhasebe Stajyeri,
- Jr. Operasyon Mühendisi,
- Ticari Sözleşmeler Avukatı.
2. İş Özeti
Bu bölümde şirket, kurum ya da kuruluşun beklentileri hakkında adaylara kısa ve genel bir bakış sunabilirsiniz. Burada adayların şirketinizde çalışıp çalışmak istemediklerini ya da işe uygun olup olmadıklarını daha iyi anlayabilecekleri bilgilere yer verilmelidir.
3. Temel Görev ve Sorumluluklar
Bu başlık altında pozisyona ilişkin temel görev ve sorumlulukları ana hatlarıyla belirlemeniz gerekir. Potansiyel adayın düzenli olarak yapması gereken görevleri ve şirketin çalışma ortamını açıklayıcı bir şekilde ifade etmelisiniz.
4. Deneyim, Gereksinimler ve Beceriler
Burada pozisyon için başvurabilecek adaylarda bulunması gereken nitelikler ve yeteneklere yer verilir. Rol için gereken eğitim, iş deneyimi, sertifika ya da analitik düşünme ve problem çözme gibi çeşitli becerilere yer verilir. Bu bölümde konuyla doğrudan ilgili, açıklayıcı ve ön yargısız ifadelerin kullanılması gerekir.
Bu aşamadan sonra isteğe bağlı olarak çalışma koşulları, şirketin sunduğu ayrıcalıklar ve şirkete genel bakış gibi başlıklara yer vererek adaylar için dikkat çekici farklı detaylar da ekleyebilirsiniz.
Görev Tanımı Örneği
Görev tanımının nasıl belirlendiğini daha iyi anlamak için bir örneği son olarak sizinle paylaşmak istiyoruz. Bunun gibi görev tanımı örneklerini kendiniz belirleme yaparken kullanabilirsiniz:
İş Ünvanı
Bütçe Analisti
Görevin Kısa Tanımı
Bütçe Analisti, bir şirkete bütçe planlama ve harcama konusunda yardımcı olur. Bütçe planı oluşturabilmek için bütçe tekliflerini inceler, veri analizlerini gerçekleştirir.
Sorumluluklar
- Finansman talepleri ve bütçe tekliflerinin incelenmesi,
- Maliyet ve fayda analizlerinin yapılması,
- Bütçe önerileri hazırlanması,
- Bütçe önerilerinin yöneticilere ve paydaşlara açıklanması,
- Şirket bütçesinin yasal düzenlemelere uygun hâle getirilmesi,
- Yıl içerisinde ihtiyaç duyulabilecek bütçeye ilişkin öngörülerde bulunulması,
- Harcama eğilimlerinin belirlenmesi ve harcamaların denetlenmesi,
- Kârı artırmaya yönelik iyileştirme önerilerinin sunulması,
- Nihai bütçenin belirlenmesinde diğer departmanlarla ve yöneticilerle iş birliği yapılması,
- Bütçe önerileri ve maliyet analizleri gibi spesifik alanlara ilişkin özel ve periyodik raporların hazırlanması.
Gereksinimler ve Beceriler
- Bütçe analisti pozisyonunda kanıtlanmış deneyim,
- Muhasebe, finans, işletme veya iktisat alanlarında yüksek lisans,
- İleri seviye İngilizce ve Almanca bilgisi,
- Bütçeyi ilgilendiren yasal düzenlemelere hâkimiyet,
- Veri analizi bilgisi,
- Analitik düşünme becerisi,
- Üst düzey matematik becerisi,
- Sözlü ve yazılı iletişim becerileri,
- Ayrıntılara dikkat edebilme yeteneği,
- MS Office uygulamalarının aktif olarak kullanılabilmesi.
Şirketteki bütün pozisyonlar için görev tanımlarının belirlenmesi, görev tanımı dışında iş yaptırılması gibi bazı problemlerin de önüne geçilmesine yardımcı olur. Görev tanımlarında belirsizlik, çalışanların moralini ve mental sağlığını olumsuz etkileyebilir.
Buna karşın çalışanların iyi oluşuna değer verdiğinizi göstermek için Heltia ile destek sağlayabilirsiniz. Heltia, yeni nesil bir dijitalleştirilmiş sağlık platformu olarak mental sağlık, beslenme ve fiziksel sağlık alanlarında çalışanlarınıza çevrimiçi hizmet verir. Daha detaylı bilgi almak için websitemize göz atabilir veya Heltia uygulamasını indirebilir, Ayarlar alanında yer alan "Şirketiniz için teklif alın" kısmından formu doldurarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Bu yazımızı beğendiyseniz, "İnsan Kaynakları İşe Alım Süreci Nasıl İşler? (13 Adımda)" ve "İyi Bir Yönetici Olmak İçin 5 Önemli Tavsiye" yazılarımıza göz atabilirsiniz.
Sayfa içeriği yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Tanı ve tedavi için mutlaka bir uzmana başvurunuz.