“Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz!” sözü size tanıdık geldi mi? Ünlü yönetim bilimci Peter F. Drucker'a ait bu alıntı, anlamlı bir veri setinin bize verebileceği gücü hatırlatıyor. Bilgi bir hazineyse bu hazineyi nasıl kullandığınız o bilginin değerini artıran temel eylemdir.
Şirketlerin ilerleme eğrilerini takip etmelerine yardımcı olan Anahtar Performans Göstergesi (KPI) bunun en güzel örneklerinden biri. Şirketinizi daha verimli bir şekilde yönetmek ve hedeflerinize odaklanmak istiyorsanız KPI’lara başvurmanız gerekiyor.
Siz de yazımızda “KPI nedir?”, “KPI'lar nasıl ölçülür?” gibi merak ettiğiniz soruların cevaplarını bulabilirsiniz.
KPI Nedir?
İngilizcede “Key Performance Indicator” ifadesinin kısaltması olan KPI; bir şirketin uzun vadeli ya da belirli bir eylemdeki performansını ölçmek için kullanılan göstergelerdir. Gerçekçi, ölçülebilir ve karşılaştırılabilir bu ölçümler, şirketlere objektif veriler sağlar. KPI’ların merkezinde veri toplama, depolama, temizleme ve sentezleme yer alır. Bu ölçümlemelerle yönetimin daha bilinçli hâle gelmesi ve stratejik kararlar alınabilmesi için sonuçların kısa ve öz bir şekilde raporlanması amaçlanır.
Temel Başarı Göstergeleri (Key Success Indicators-KSIs) olarak da adlandırılan KPI’lar bir şirketin operasyonel, stratejik veya finansal hedeflerinin ve başarılarının belirlenmesine yardımcı olur. Spesifik göstergeleri düzenli olarak analiz etmek bir işletmenin başarılarının yanı sıra nelerin işe yaramadığını tespit etmesine de olanak tanır. Böylece şirkette zaman zaman strateji değişikliğine gidilebilir ya da mevcut operasyonların devamına karar verilebilir.
KPI’lar performans kriterlerine bağlı olarak şirketlere veya sektörlere göre farklılık gösterir. Örneğin bir perakende zinciri, yıllık büyümeyi ölçmek için mağaza satışlarını temel gösterge olarak görebilir. Sektöre yeni girmiş ve hızla büyümeyi hedefleyen bir yazılım şirketiyse yıldan yıla gelir artışını temel performans göstergesi olarak belirleyebilir.
KPI Nasıl Belirlenir?
Anlamlı KPI’lar geliştirmek iş hedeflerinize daha erken ulaşmanıza yardımcı olabilir. Bu nedenle hedefiniz doğrultusunda spesifik göstergeler belirlemeye çalışmanız oldukça önemlidir.
Etkili KPI’lar belirlemek için şu adımları takip edebilirsiniz:
- Hedeflerinizi Tanımlayın: İlk adım olarak şirketinizin mevcut durumunu ve hedeflerinizi belirtebilirsiniz. Tanımladığınız noktaların kurumsal hedeflerinizle doğrudan uyumlu olmasına dikkat etmeniz gerekir.
- Temel Ölçümlerinizi Belirleyin: Gelişmeleri ölçmenize yardımcı olacak temel ölçümleri belirleyebilirsiniz. Bu ölçümleri belirlerken stratejik, finansal ve operasyonel hedeflerinizi göz önünde bulundurabilirsiniz.
- **Öncü ve Gecikmeli Göstergelerden Yararlanın: **Hedefleriniz çerçevesinde hem öncü hem gecikmeli göstergeleri dikkate alabilirsiniz. Gecikmeli göstergeler, gelir ve kâr gibi geçmiş performans değişkenlerine ilişkin bilgi sağlar. Öncü göstergelerse hedeflere ulaşmak için hangi eylemlerin gerekli olduğunu tanımlar ve proaktif önlemler almanıza yardımcı olur.
- İlgili Paydaşları Dâhil Edin: KPI’ların şirket genelinde anlaşılmasını ve benimsenmesini sağlamak için ilgili paydaşları ve departmanları sürece dâhil etmeniz oldukça önemlidir.
- **KPI’ları Nasıl Takip Edeceğinize Karar Verin: **Süreci takip edebilmek için otomatik raporlama veya görselleştirme araçları gibi sistemleri kullanabilirsiniz. Bu sistemler zamanı daha verimli kullanmanıza da olanak tanır.
- KPI’larınızı Belgeleyin: Her KPI’ın tanımını, ölçüm yöntemini, veri kaynaklarını takip edecek kişileri veya ekipleri özetleyen bir rapor oluşturmanız gerekir.
- Düzenli Olarak Gözden Geçirin: KPI’ların uygunluklarını ve etkililiklerini değerlendirmek için periyodik olarak gözden geçirmeniz gerekir. Değişen hedef veya stratejilerinize göre KPI’ları yeniden belirleyebilirsiniz.
KPI’lar Nasıl Ölçülür?
Verilerden anlamlı bir sonuca ulaşmak için verilerin niteliğine en uygun ölçme biçimlerini kullanmanız gerekir. Belirlediğiniz KPI’lara göre farklı ölçüm yöntemlerini kullanmaya ihtiyaç duyabilirsiniz. Bu çerçevede ihtiyacınıza göre aşağıdaki ölçme yöntemlerinin birini veya birkaçını aynı anda kullanabilirsiniz:
1. SMART Çerçevesine Bağlı Kalın
Şirketin gelişmesini takip edebilmek ve süreci kolay yönetebilmek için genellikle 5 ile 7 arasında KPI belirlenir. İyi yapılandırılmış KPI’lar, daha kolay ölçülebilir. SMART çerçevesi, KPI’ların uygulanabilir olmasını sağlayan önemli araçlardan biridir.
SMART, KPI’ların sahip olması gereken özelliklerin baş harflerinin bir araya gelmesiyle oluşan bir kısaltmadır. Bu özellikleri şöyle sıralayabiliriz:
Spesifik (Specific): Her KPI’ın neyi ölçmeyi amaçladığını ve bunun önemini tanımlayın.
Ölçülebilir (Measurable): KPI’larınız ölçüm standartlarına uygun olmalıdır. Bunu kolaylaştırmak için bir hedef sayı belirleyin.
Ulaşılabilir (Achievable): KPI’ları belirlerken kaynaklarınızı, yeteneklerini ve kısıtlarınızı göz önünde bulundurun.
İlgili (Relevant): KPI’ların hedefinizle net bir bağlantısı olmasına dikkat edin.
Zamana Bağlı (Time-Bound): Bir zaman çizelgesi belirleyin ve buna bağlı kalmaya özen gösterin.
2. KPI’ların Özelliklerine Göre Ölçme Araçlarını Çeşitlendirin
Göstergeleri manuel bir şekilde ölçmek mümkün ancak bu durum çok fazla zaman harcamanıza sebep olabilir. KPI’ları manuel olarak takip etmek farklı araçları incelemeyi ve alakalı tüm verileri her seferinde ayrı bir tabloda derlemeyi gerektirir.
Zaman tasarrufu sağlamak ve verilerinizi daha kolay yönetebilmek amacıyla KPI’lar için özel bir kontrol paneli oluşturabilir ve bu paneli en alakalı metriklerle doldurabilirsiniz. Bu paneli şirket bünyesinde oluşturabileceğiniz gibi bu işi yapan yazılım şirketlerinden de destek alabilirsiniz.
3. Görselleştirme Tekniklerinden Yararlanın
Düz yazıyla oluşturulan uzun raporlardan ziyade kısa ve net bilgiler içeren raporlar daha anlaşılırdır. Bunun için grafik ve diyagram gibi teknikleri kullanarak verileri görselleştirebilirsiniz. Görselleştirme teknikleri, sonuçların ekibiniz tarafından kolaylıkla anlaşılmasını ve analiz edilmesini sağlar.
4. Özelleştirilmiş KPI Raporları Oluşturun
KPI raporu, ölçüm sürecinin önemli parçalarından biridir. Bilgilerin paydaşlarla kolayca paylaşılmasına yardımcı olur. Bu nedenle performans verilerine ilişkin net ve düzenli bir genel bakış sağlamalıdır.
KPI raporlarını, analiz etmek istediğiniz departmana veya konuya göre özelleştirerek hazırlayabilirsiniz. Konulara özel hazırlayacağınız raporlar, profesyonel bir analiz yapmanıza da katkı sağlar.
KPI Örnekleri Nelerdir?
KPI’lar departmanlara ve analiz etmek istediğiniz konulara göre farklılık gösterir. Ancak şirketlerin genel olarak kullandığı bazı KPI’lar bulunur. Bu KPI örneklerini aşağıda inceleyebilirsiniz.
Müşteri Hizmetleri Departmanı KPI’larına Örnekler:
- Müşteri memnuniyeti puanı,
- Ortalama çözüm süresi,
- Müşteriyi elde tutma oranı.
Satış Departmanı KPI’larına Örnekler:
- Üç aylık satış rezervasyonları,
- Satış temsilcisi başına düşen aylık müşteri sayısı,
- Altı ayda imzalanan sözleşme sayısı.
Pazarlama Departmanı KPI’larına Örnekler:
- Aylık potansiyel müşteri sayısı,
- Aylık web sitesi trafiği oranı,
- Sosyal medya etkileşim oranları.
Şirketinizin başarısını ölçmeye yarayan KPI gibi göstergelerin, çalışanlarınız tarafından daha iyi anlaşılması ve benimsenmesi pozitif bir kurum kültürüyle mümkündür. Ekip arkadaşlarınızın hem fiziksel hem psikolojik sağlığını destekleyerek çalışan bağlılığını artırabilir ve şirketinizin başarısına katkı sağlayabilirsiniz.
Bunun için ekip arkadaşlarınıza bütünsel sağlık desteği vermek önemli bir adım olacaktır. Bu aşamada Heltia’nın bütünleyici dijitalleştirilmiş sağlık platformu ile ekibinize mental sağlık, beslenme ve fiziksel sağlık alanlarında çevrimiçi destek sunabilirsiniz. Daha detaylı bilgi için Heltia uygulamasını indirebilir, Ayarlar alanında yer alan "Şirketiniz için teklif alın" kısmından formu doldurarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Bu yazımızı beğendiyseniz, "İletişimde Geri Bildirim: Tanımı, Önemi, Örnekleri" ve "Kurum Kültürü Nedir? (Etkili Kurum Kültürü Örnekleri)" adlı yazılarımıza göz atabilirsiniz.
Sayfa içeriği yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Tanı ve tedavi için mutlaka bir uzmana başvurunuz.