Hayatımızın birçok alanında çeşitli işlerimiz, görevlerimiz, sorumluluklarımız var. Bunların hepsine yetişmek, farklı işlerimiz arasında denge kurmak ve zamanı etkili bir şekilde kullanmak bazen zorlaşabiliyor.
Bu nedenle bu yazımızda zaman yönetimi ne demek açıkladık, etkili zaman yönetimi yapmanın yollarını ele aldık. Ayrıca bu yeteneği geliştirmek için deneyebileceğiniz birkaç zaman yönetimi tekniğinden bahsettik. Umarız ki zamanı iyi değerlendirmek ve yönetmek için saydığımız yöntemleri kullanabilirsiniz :)
Hazırsanız haydi başlayalım! ⏰
Zaman Yönetimi Nedir, Neden Faydalıdır?
Zaman yönetimi yapabilmek; görev, aktivite ve sorumlulukları koordine ve organize edebilmek anlamına geliyor. Yani aslında daha kısa sürede iş yapmak, efektif olmak, zaman kazanmak için önemli bir soft skill olarak düşünülebilir.
Özellikle de çalışma hayatında önemli olan zaman yönetimi, hedeflerimize daha kolay ulaşmamıza yardımcı olur. Etkili zaman yönetimi yapan kişiler;
- Daha verimli çalışabilir,
- İşlerini daha kolay ve rahat bir şekilde yetiştirebilir,
- Daha çok boş zamanı olabilir,
- Sağlıklı bir iş-yaşam dengesi kurabilir,
- Kendi becerilerine daha çok güvenebilir,
- İşleri son ana bırakmaktan doğan stresi daha az hissedebilir.
Etkili Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Kendiniz için zaman yönetimi eğitimi niteliğinde kullanabileceğiniz, zaman yönetimini geliştirmek için uygulayabileceğiniz bazı önerilerimiz şu şekilde:
1. Zamanınızı Nasıl Harcadığınızı Tartın
Zaman yönetimini geliştirmek için adımlar atmadan önce, halihazırda zamanınızı nasıl değerlendiğinizi yakından tanımak faydalı olabilir.
Bu süreçte kendinize şunları sormayı ve etkilerini gözlemlemeyi deneyebilirsiniz:
- Hangi görevlerinize ne kadar zaman ayırıyorsunuz?
- O sırada “gerekli” olmayan, iş planınızdan çıkarsanız zaman kazanacağınız işler var mı?
- Tüm görevlerinizi hemen bitirmek için arka arka sıralıyor musunuz, yoksa düzenli olarak ara veriyor musunuz?
- Aslında 15 dakika sürebilecek bir işi yaydığınız, 1-2 saatte bitirdiğiniz oluyor mu?
- Günlük rutininizdeki kısa aralıklarda bazı işleri halledebilir misiniz? Örneğin bir randevuyu beklerken, otobüs yolculuğunda, vs. inceleyebileceğiniz şeyler var mı?
2. Önceliklerinizi İyi Belirleyin
Pareto analizine göre elde edilen başarının %80’i, yapılan işlerin %20’sinden geliyor. Bu da şu anlama geliyor: Size başarı getirecek %20’yi bulmak, sorunları çözmede en etkili olan görevlere öncelik vermek gerekiyor.
Bunu belirlemek için aciliyet, önem ve efektiflik gibi maddeleri göz önünde bulundurarak kendi önceliklendirme sisteminizi kurabilirsiniz.
3. “Multitasking” Yapmayın
Zaman yönetimi tekniği olarak çoğu kişi, aynı anda birçok işi halletmeye yani “multitasking” yapmaya çalışır.
Bu ilk etapta çok faydalı olabilecek gibi gözükse de, aslında öyle değil. Araştırmalara göre aynı anda birden fazla şeye odaklanmaya çalışmak, beynin filtreleme sisteminin düzgün çalışmasına engel oluyor. Böylelikle aslında zaman kazandığımızı düşünürken verimsizleşiyor, yavaşlıyoruz.
4. Farklı Zaman Yönetimi Tekniklerinden Faydalanın
Zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmek için deneyebileceğiniz birçok farklı teknik ve yöntem var. Bunlardan size ve sizin çalışma şeklinize uygun olacağını düşündüklerinizi deneyebilir, istediğiniz uyarlamaları yapabilirsiniz.
Deneyebileceğiniz bu tekniklerin birkaçını sizin için aşağıda örneklendirdik 👇🏻
Uygulayabileceğiniz Zaman Yönetimi Teknikleri
İşte bir şans verebileceğiniz, rutininizi düzenlemeye yardımcı olabilecek farklı zaman yönetimi yaklaşımları:
1. Pomodoro Tekniği
İsmini geliştiricisi Franscesco Cirillo’nun domates şeklindeki saatinden alan bu yöntem, kısa süreli çalışma seanslarına ve molalara odaklanıyor.
Bir “pomodoro”, 25 dakika boyunca çalışmak ve ardından 5 dakika mola vermekle tamamlanıyor. Her 4 pomodoroda bir de 25 dakikalık uzun bir ara veriliyor.
Pomodorolarda çalışırken sadece işe odaklanmaya dikkat edin ve aralarda zihninizi boşaltmaya özen gösterin.
2. “4D” Tekniği
İşlerinizi daha kolay bölmenize ve önceliklendirmenize yardımcı olacak bu yöntemle:
- Do – Yapın: Yapılacaklar listesinden önceliklendirilen görevlere göre işe koyulun.
- Defer – Erteleyin: Aciliyeti olmayan işleri erteleyin.
- Delegate – Görevlendirin: Bazı işleri başkalarına atayarak daha önemli işler için zaman yaratın.
- Delete – Silin: Sizi oyalayan, zamanınızı çalan ve sonucu etkilemeyen işleri listeden kaldırın.
3. “Time Blocking” Tekniği
Özellikle de çok meşgul olan, uzun saatler çalışan insanların kullandığı bir yöntem olan “time blocking”, günü yarım saat veya bir saatlik bloklara bölmeyi içeriyor. Daha sonra da kahvaltılardan toplantılara, kitap okuma saatinden spora gün içerisindeki tüm işleri bu “bloklar”ın içerisine yerleştiriyorsunuz.
Burada tabii ki kendinize biraz esneme payı bırakmak, tüm saatlere tamamen uyamamayı kabullenmek yine de önemli. Hangi görevin ne kadar zaman alacağını öngörerek ilerlemeyi de ihmal etmeyin.
4. “Eat the Frog” Tekniği
Mark Twain’in adıyla da anılan bu yöntem, önceliklendirme noktasında farklı bir bakış açısı sunuyor.
Gün içerisinde yapmanız gereken işlere baktığınızda, hangisi daha zorlu veya endişe verici gözüküyor? En büyük, bitirdiğinizde en çok rahatlayacağınız iş hangisi?
İşte bu görev sizin “kurbağa”nız. Eat the frog tekniğiyle güne başladığınızda ilk iş olarak en zor, en büyük işi hallediyor, gün boyunca bunun aklınızı meşgul etmesini engelliyorsunuz. Ayrıca bu kadar zorlu bir görevi bitirmiş olmak, zamanınızın kalanında daha motive olmanıza ve verimli hissetmenize de katkıda bulunuyor.
5. “1-3-5” Tekniği
1-3-5 tekniği veya 1-3-5 kuralı, günün iş planını dengeli bir şekilde yürütmek isteyenler için ideal. Eğer tamamladığınız görevlerin sayısı motivasyonunuzu etkiliyorsa bu kuralı deneyebilirsiniz.
Bunun prensibi ise şöyle: Görevlerinizi iş yüküne göre 1 büyük, 3 orta ve 5 küçük iş olarak grupluyorsunuz. Verimli olduğunuz saat aralıklarına göre bu işleri tamamlıyorsunuz. Yani kısa aralıklarda “küçük” işleri, uzun vakitlerinizde de “büyük” işleri yapıyorsunuz. Böylelikle daha çok görev bitirmiş, daha başarılı hissetmiş oluyorsunuz.
6. “Pickle Jar” Tekniği
Son olarak da işlerini görselleştirmeyi seven kişiler için bir öneri bırakalım.
Bu tekniğe göre, tüm zamanınızı bir turşu kavanozu olarak hayal ediyorsunuz. İçerisine girecek şeyler de işleriniz, yani zamanınızı nasıl ‘doldurduğunuzu’ temsil ediyor.
- Kayalar: Tamamlanması gereken büyük ve zorlayıcı işler.
- Çakıl taşları: Aslında başkalarının da yapabileceği, önemli ama kayaya göre daha kolay görevler.
- Kum parçacıkları: Telefon görüşmeleri, e-postalar ve sosyal medya gibi dikkat dağıtıcı unsurlar.
Bu tabakaları hayal ederek (hatta belki de çizerek) hangi tür işlere ne kadar zaman harcayacağınızı, hangilerini önceliklendireceğinizi rahatça belirleyebilirsiniz. Tabii ki çakıl ve kayalar arasında dengeli bir dağılım yapmaya, kumu ise en aza indirmeye çalışarak :)
Heltia’yı kullanarak zaman yönetimi sorununuz dahil her alanda online psikolog desteği alabilir, iyileşme sürecinize başlayabilirsiniz.
Bu yazımızı beğendiyseniz, “Feedback (Geri bildirim) vs. Feedforward (İleri bildirim)” ve “Sessiz İstifa Nedir, Neden Olur, Nasıl Önlenir?” içeriklerimize de göz atabilirsiniz.
Sayfa içeriği yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Tanı ve tedavi için mutlaka bir uzmana başvurunuz.