Hepimiz zaman zaman verimli olmakla ilgili problem yaşıyoruz: Bazen işler istediğimiz gibi gitmiyor, görevimize odaklanamıyoruz, hatta iş tanımını bile anlamayabiliyoruz.
Verimli olmak nedir, nasıl verim artırılır, bu yazımızda detaylıca anlattık ve önemli olduğunu düşündüğümüz 8 öneriye yer verdik. Haydi başlayalım!
Verimli Olmak Ne Demek?
Verimli veya üretken olmak ne demek diye soracak olursanız, verebileceğimiz en basit cevap şu: Bir sonuç ortaya koymak. Genellikle bir işi başarmak ve görev tamamlamak anlamında kullandığımız bir terim.
Verim artırma yöntemlerinden bahsetmeden önce, şu altyazıyı geçmeden de edemeyeceğiz: Hayata her zaman “verim” üzerinden bakmak, çok da sağlıklı bir mentalite değil. Ortaya koyduğumuz ‘başarı’ ve ‘tamamlanmış iş’lerden bağımsız olarak da bir değerimiz olduğunu unutmamak gerekiyor. Burada yer alan tavsiyeleri lütfen baskı değil, odaklanmanıza yardımcı olma niteliğinde değerlendirin 💙
Nasıl Daha Verimli Çalışılır?
Siz de kendinize “Nasıl daha verimli olunur? Zamanı daha verimli kullanmak için neler yapabiliriz?” diye soruyorsanız, verimli ve üretken olmakla ilgili tavsiyelerimiz aşağıda 👇🏻
1. Dikkat Dağıtıcı Unsurları Uzaklaştırın
Üretken olmak kendinizi tanımakla ve benlik algısı geliştirmekle mümkündür. Bunun bir parçası olarak sizi nelerin işten uzaklaştırdığını bilmek, çok daha verimli ve üretken bir çalışma süreci geçirmenize yardımcı olabilir.
Bu unsurları keşfedip aranıza engeller koymaya çalışarak ilk adımı atabilirsiniz. Örneğin:
- Çalışırken sık sık eliniz telefona gidiyorsa, telefonu oturduğunuz yerden ulaşamayacağınız bir yere kaldırabilirsiniz.
- Ortam seslerinden rahatsız oluyorsanız kulak tıkacı ya da ses geçirmeyen kulaklıklar kullanmayı deneyebilirsiniz.
- Sık sık e-posta gelmesi sebebiyle bölünüyorsanız bildirimleri çalışmaya odaklanmanız gereken zamanlarda kapatabilirsiniz.
- İş arkadaşlarınıza derin çalışmaya geçmeden önce haber verip bir süre sizi rahatsız etmemelerini rica edebilirsiniz.
- Takviminize, odaklanarak çalışmak istediğiniz zamanlar için alanlar ekleyerek o saatleri tamamen bireysel çalışmaya ayırabilirsiniz.
2. Çalışma Alanınızı Doğru Düzenleyin
Verimli çalışmak için çalışma alanınızın derli toplu ve size uygun olması şart. Yapı olarak düzenli bir insan olmasanız, dağınıklığın sizin için bir düzen şekli olduğunu düşünseniz bile çalışma alanınızı minimal bir formda tutmaya özen göstermelisiniz.
- En çok kullandığınız materyalleri, aktif kullandığınız elinize yakın ve kolay ulaşılabilir yerlere koymak,
- Çok gerek duyulmayan malzemeleri el altında tutmamak,
- Notlar ve acil işleri hatırlatacak diğer yardımcılar için ayrı bir alan yaratmak,
- Her akşam işiniz bitince masanızı ertesi günün işlerini düşünerek düzenlemek ve toparlamak basit, ama etkili ipuçları arasında.
Bunun üretken bir insan olmak için ipuçlarının yanında, fiziksel sağlığınızla da ilişkisi var. Ergonomik ve rahat bir çalışma ortamı kurmak, daha rahat odaklanabilmenizi sağlayacaktır. Bunu nasıl yapabileceğinizi detaylıca keşfetmek için “Ofis Ergonomisi Nasıl Sağlanır?” yazımızı inceleyebilirsiniz.
3. Yer Değiştirmeyi Deneyin
Hep aynı alanda çalışmak bir noktadan sonra dikkati toplamayı, isteyerek çalışmayı zorlaştırabilir. Özellikle ortamda eleyemediğiniz dikkat dağıtıcı unsurlar varsa, bu çalışmanızı kötü etkileyebilir.
Motivasyonunuzun ve veriminizin düştüğünü hissettiğiniz anlarda farklı bir alana geçerek çalışmaya oradan devam edebilirsiniz. Çünkü bazen tek ihtiyacımız olan bir değişiklik, taze bir başlangıçtır. Bu ofisinizdeki farklı bir ortak alan da olabilir, çok sevdiğiniz bir kafe de, hatta evinizin bir odası da.
4. Teknolojinin Sunduğu Faydalardan Yararlanın
“Daha verimli bir gün nasıl geçirilir?” sorusuna verilebilecek belki de en efektif cevaplardan biri, teknoloji kullanımımızı geliştirmek olabilir.
Günlük hayatımızda işlerimizi yapmak için birçok teknolojik aletten yararlanıyoruz. Bunları nasıl kullandığımızı zaman yönetimi, hız kazanmak, düzenlilik ve verimlilik açısından optimize edebiliriz.
Örnek olarak:
- Elektronik cihazlardaki kısayolları kullanmayı alışkanlık haline getirmek,
- İş arkadaşlarınız ve müşterilerinizle ortak bir takvim uygulaması kullanmak,
- Bilgisayarın ana ekranını düzenli tutmak,
- Klavyede yazma hızınızı artırmak,
- Tekrar eden görevleri mümkün olduğunca otomatikleştirmek,
- Bildirimleri akıllıca ayarlamak,
- Not almayı ve düzenlemeyi kolaylaştıran uygulamalar kullanmak,
- Önemli görevleri ve odaklanarak çalışmaya ayrılacak zamanları takvimde işaretlemek işlerinizi kolaylaştırabilir.
5. “Yapılacaklar” ve “Yapılanlar” Listeleri Oluşturun
Yapılacaklar listesi, görev planlama ve önceliklendirme sürecinde oldukça faydalı olacaktır. Daha fazla üretken olmak için görevleriniz arasında bir sistem kurmanız şarttır.
İş gününüzü “bir sonraki yapılacaklar” listesi kurarak bitirmeyi deneyin. Sabahların uzun bir kısmı nereden başlayacağınızı düşünerek geçebilir. Ertesi günün ilk adımlarını bir gün önceden hazırlamak, işe koyulmanızı ve dikkatinizi toplamanızı kolaylaştırabilir.
Bunun yanında, kendinizi motive etmek için yaptıklarınızı ayrı bir listede de tutabilirsiniz. Böylece günü ne kadar verimli geçirdiğinizi daha iyi değerlendirebilir; gerektiğinde zamanı daha iyi yönetmek için adımlar atabilir ya da tamamladığınız görevler sayesinde motivasyonunuzu yükseltebilirsiniz.
6. Düzgün Bir Planlama Sistemi Kurun
Bunun için periyodluk planlama tekniklerini ve zaman yönetimi araçlarını akıllıca kullanmak gerekiyor.
- İş planınızı yaparken dikkat etmeniz gereken noktaların başında dengeli bir dağılım oluşturmak geliyor. Tüm önemli ve büyük işleri tek bir güne toplamak verimli bir çözüm değil.
- Ayrıca önceliklendirme yapmayı da alışkanlık haline getirmelisiniz. Aksi halde yapılacaklar listeniz farklı önem seviyelerindeki onlarca görev ile dolar. En zorlu görevleri en baştan hallederek daha verimli bir şekilde ilerleyebilirsiniz.
- Zaman yönetimi teknikleri arasından seçim yaparken de kendinizi, çalışma şeklinizi düşünmelisiniz. Örneğin, dikkatiniz sık sık dağılıyorsa Pomodoro Tekniğinde olduğu gibi kısa süreli çalışma periyotlarını deneyebilirsiniz.
- Günü, haftayı ve ayı planlarken kendinize zaman ayıracağınız kaçamakları, değişen uzunluklardaki molaları eklemeyi ihmal etmeyin!
7. “Multitasking”den Uzak Durun
Her ne kadar çoğumuz aksini iddia etsek de aslında multitasking, yani aynı anda birden fazla görevle ilgilenme, diye bir çalışma şekli faydadan çok zarar getiriyor. Ünlü bilişsel sinirbilimci Earl K. Miller’ın da dediği gibi: “Multitasking insani olarak mümkün değil.”
Multitasking yapmaya çalıştığımızda, görevi tek başına yapacağımız versiyondan daha çok enerji harcıyor ve iki görev arasında gidip gelirken dikkat sorunları yaşıyoruz. Ayrıca sürekli görev üstlenip bitirme odağında olunduğunda yol değil sonuç daha çok önem kazanıyor.
Burada tabii ki DEHB gibi nöroçeşitlilik durumlarında farklı durumlar söz konusu olabilir. Ancak olabildiğince aynı anda tek bir şeye odaklanmak, genel bağlamda en verimli çözüm olacaktır.
8. Yardım İstemekten Çekinmeyin
Son tavsiyemiz de şu: Tüm yükü kendi üstünüze almayın, gerektiğinde yardım istemekten çekinmeyin 💌
Bunun için:
- Bir göreve dair aklınıza takılan bir nokta varsa, size verilen herhangi bir sorumluluğu net bir şekilde anlayamadıysanız bunu iş arkadaşlarınızla ya da yöneticinizle konuşabilirsiniz. Böylelikle yanlış anlaşılmaları kolayca ortadan kaldırabilirsiniz.
- Yaptığınız işle ilgilendiğinizde ve işinizde iyi olduğunuza inandığınızda daha üretken olursunuz. Bu nedenle mümkün olduğu kadar sevdiğiniz işleri üstlenmek için yöneticinizle konuşabilirsiniz.
- Zaman yönetimiyle ilgili ciddi sıkıntılar yaşıyorsanız profesyonel yardıma başvurmayı da deneyebilirsiniz. Bunun için Heltia uygulaması üzerinden uzman psikoterapistlerle görüşebilir, ruh sağlığınızı iyileştirmeye başlayabilirsiniz.
Bu yazıyı beğendiyseniz ve faydalı bulduysanız, “Kendini Sabote Etmek: Nedir, Neden Olur, Nasıl Bırakılır?” ve “Sahtekârlık Sendromu Hakkında Bilmeniz Gerekenler” başlıklı yazılarımıza da göz atabilirsiniz.
Sayfa içeriği yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Tanı ve tedavi için mutlaka bir uzmana başvurunuz.